Wat betekent AVG voor je e-mailing en telemarketing?
Het is voelbaar dat marketeers ietwat onzeker zijn in het gebruik van data sinds de invoering van de AVG. Contact met klanten is in alle opzichten toegestaan maar koude acquisitie via e-mailmarketing of telemarketing is vaak nog een grijs gebied. Om de pijplijn gevuld te houden, is het belangrijk om koude acquisitie niet links te laten liggen of te lang uit te stellen. Dat hoeft ook niet, want in het kader van AVG en marketing sluit het één het ander niet uit.
Ben je gewend om externe adresbestanden en telefoonnummers te gebruiken voor je e-mail- en telemarketing? Vraag je jezelf nu af of je dit gewettigd kunt voortzetten? Om je het juiste antwoord te geven, moeten we naast de AVG ook kijken naar de Telecommunicatiewet. Deze wet benoemt namelijk de regels waaraan specifiek e-mailmarketing en telemarketing moeten voldoen.
De rol van de Telecommunicatiewet
In de Telecommunicatiewet tref je het spamverbod voor e-mailmarketing aan en wordt uitgebreid de werking van het Bel-me-niet-register (BMNR) bij telemarketing beschreven.
E-mailmarketing, wat houdt het spamverbod in?
- Je hebt vooraf toestemming (opt-in) nodig van de geadresseerden om ze te mogen benaderen met commerciële, charitatieve of ideële e-mail.
- Ook voor het verstrekken van een zakelijk e-mailadres aan derden is vooraf toestemming nodig.
- Een e-mail versturen voor het verkrijgen van toestemming om te mogen e-mailen, is niet toegestaan.
Bij je huidige klanten heb je geen toestemming nodig voordat je ze een e-mailing stuurt. Je klanten zijn je relaties die je hebt verkregen in het kader van een verkoop. De e-mailing die je verstuurt, dient aanbiedingen te betreffen van eigen gelijksoortige producten en/of diensten.
Telemarketing, wat houdt het BMNR in?
Natuurlijke personen (dit zijn consumenten, VOF’s, maatschappen, CV’s en eenmanszaken) hebben de mogelijkheid om hun telefoonnummer(s) in te schrijven in het Bel-me-niet Register. Dit kan zowel met een vast telefoonnummer als met een mobiel telefoonnummer. Een inschrijving in het BMNR betekent dat het verboden is om hen ongevraagd telefonisch te benaderen voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden. Je moet dus als organisatie voorafgaand aan een telemarketingactie altijd eerst controleren of er geen telefoonnummers in je bellijst voorkomen die staan ingeschreven in het BMNR. Daarnaast geld dat:
- Tijdens elk uitgaand telefoongesprek voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden de natuurlijke persoon actief gewezen dient te worden op het Recht van Verzet en het BMNR.
- Als de natuurlijke persoon aangeeft dat hij/zij in het BMNR opgenomen wil worden, zijn zowel de adverteerder als de uitvoerder (call center) verantwoordelijk zijn voor deze inschrijving. Dit dient te gebeuren binnen 10 (werk)dagen. Registratie in het BMNR is onbeperkt geldig.
Rechtspersonen zoals bedoeld in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waaronder BV en NV, vallen buiten de werkingssfeer van het BMNR. Ook je klanten die ingeschreven staan in het BMNR mag je nog steeds bellen. Klanten kunnen echter aangeven niet meer door jou gebeld te willen worden. In dit geval ben je dan verplicht om ze op te nemen op een interne suppressielijst: dit is het Recht van Verzet. Bel je in het kader van markt- of verkiezingsonderzoek, dan gelden ook de regels van het BMNR niet. Probeer dan niet ook tegelijkertijd producten, diensten of ideeën te verkopen, dan gelden de regels wel.
Tips
- Wil je een telemarketingactie gaan doen naar consumenten en/of VOF’s, maatschappen, CV’s en eenmanszaken (klant of geen klant) waarop de Telecommunicatiewet dus van toepassing is, zorg dan dat je beschikt over een Uploadlicentie. De Uploadlicentie is gratis en is nodig om verzoeken tot blokkeren door te geven.
- Zorg ervoor dat je CRM systeem vastlegt wanneer een consument of aangeduid bedrijf gebruik maakt van het Recht van Verzet en zijn contactgegevens laat blokkeren voor gebruik door jou.
- Zorg ervoor dat het BMNR een campagne aanmaakt voordat je gaat bellen en dat je binnen 10 dagen de contactgegevens verstuurt naar het BMNR van consumenten en aangeduide bedrijven die opgenomen willen worden in het BMNR. Ook hiervoor is de gratis Uploadlicentie noodzakelijk.
- Zodra je consumenten of aangeduide bedrijven wilt bellen waar je niet eerder in het kader van een verkoop of donatie contact mee hebt gehad en betreft het een commerciële, charitatieve of ideële insteek, schoon dan eerst het bestand op met je eigen Recht van Verzet lijst en daarna met het BMNR.
De rol van de AVG
Naast de Telecommunicatiewet speelt de AVG een rol omdat een e-mailadres en telefoonnummer persoonsgegevens kunnen zijn. Het verwerken van persoonsgegevens staat omschreven in de AVG. Op grond van artikel 4 sub a AVG is een persoonsgegeven alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Met deze definitie van persoonsgegevens moet beoordeeld worden of een e-mailadres of telefoonnummer wel of niet beschouwd wordt als een persoonsgegeven.
Bij een e-mailadres hangt dit af van de wijze waarop personen hun e-mailadres vormgegeven hebben. Het e-mailadres wordt beschouwd als een persoonsgegeven als het bijvoorbeeld wordt vormgegeven als voornaam.achternaam@gmail.com. Dit e-mailadres toont de voor- en achternaam van de natuurlijke persoon en de persoon kan dus geïdentificeerd worden aan de hand van het e-mailadres. Ook zakelijke e-mailadressen kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld voorletter.achternaam@naamvanbedrijf.com. De naam van de gebruiker en de naam van het bedrijf waar deze persoon werkt, maken dit e-mailadres tot een persoonsgegeven. Algemene e-mailadressen die door bedrijven gebruikt worden, zoals info@naamvanbedrijf.com, worden niet beschouwd als persoonsgegevens. Een telefoonnummer kan ook een persoonsgegeven zijn wanneer het toegekend is aan een bepaald persoon. Telefoonnummers van ZZP-ers zijn een vaak voorkomend voorbeeld hiervan.
Zowel e-mailmarketing als telemarketing is in veel gevallen mogelijk. Let op natuurlijke personen en het BMNR en laat de wetgeving je verder niet in de weg staan. Heb je een twijfelgeval, neem gerust contact met ons op.
