Juiste data-aanpak bij overstap naar nieuw CRM-systeem

Juiste data-aanpak bij overstap naar nieuw CRM-systeem

Ben je van plan om over te stappen naar een ander CRM-systeem? Dan is dit het perfecte moment om eens kritisch te kijken naar alle gegevens in je systeem. Denk ook aan gegevens die je wellicht bewaart in losstaande bestanden of systemen. Deze data kunnen mooi in het traject meegenomen worden zodat je straks met een compleet en betrouwbaar systeem aan de slag kunt.

Opschonen van data is een cruciale stap

Bij het overstappen naar een nieuw CRM-systeem is het opschonen van data een cruciale stap. Zo zorg je er immers voor dat je alleen complete en correcte gegevens migreert. Deze klus handmatig klaren, is bijna onmogelijk omdat het ontzettend veel tijd in beslag zou nemen. NextBI neemt je het daarom graag uit handen. Betrouwbaar en snel, met name omdat we een actuele en complete referentiedatabase hebben en beschikken over geautomatiseerde technieken.

De stappen om jouw data op te schonen

1. Analyse huidige data

We beginnen met een grondige analyse van je huidige CRM-data. Hiervoor maken we gebruik van een proces dat gegevens identificeert die verouderd, onvolledig, of onjuist zijn. Vooraf bepalen we samen met jou welke gegevensvelden essentieel zijn voor jouw nieuwe systeem, zoals klantnaam, e-mailadres, telefoonnummer, enzovoort.

2. Detecteren van dubbele gegevens

In het proces gaan we tevens op zoek naar dubbele records die we vervolgens verwijderen of combineren. Zo voorkom je dat je dubbele klantprofielen hebt in je nieuwe CRM-systeem. We maken hierbij gebruik van het proces dat matching wordt genoemd. Met matching worden overeenkomstige records tussen jouw database en de NextBI referentiedatabase met elkaar in verbinding gebracht. Matching detecteert automatisch duplicaten.

3. Controleren op ontbrekende of onvolledige gegevens

We vullen met matching aan de hand van onze marktdekkende referentiedatabase ontbrekende velden aan waar mogelijk. Als bepaalde informatie essentieel is maar niet in de referentiedatabase is opgenomen, kunnen we met behulp van de techniek Lead online net even een stap extra zetten om relevante informatie over jouw klanten en prospects te vergaren.

4. Normaliseren en standaardiseren van de gegevens

We zorgen ervoor dat gegevens in jouw bestand in hetzelfde formaat staan. Zo zetten we bijvoorbeeld alle telefoonnummers in een uniform formaat en passen we de standaard schrijfwijzen toe voor onder andere plaatsnamen, zodat al jouw gegevens consistent zijn.

5. Verwijderen verouderde gegevens

Aan verouderde klantgegevens heb je niets. Deze vervuilen je CRM-systeem. We ontdekken verouderde gegevens eveneens via matching. Hierbij wordt naast de bedrijvendatabase ook gebruik gemaakt van de unieke historische database. Dit betekent dat ook bedrijven die van naam zijn veranderd of zijn verhuisd, teruggevonden worden. Zo kunnen nog meer records uit je database gelokaliseerd en gekoppeld worden. We ontdekken bedrijven die zijn gefuseerd of failliet zijn. Met deze informatie kunnen verouderde gegevens worden aangepast of verwijderd.

Door deze stappen te volgen, verbeteren we de kwaliteit van je gegevens en wordt de efficiëntie van je nieuwe CRM-systeem gemaximaliseerd.

Waarborg de kwaliteit van je CRM-systeem met NextBI

Nu je van start gaat met een nieuw CRM-systeem met actuele en complete gegevens, is het belangrijk om de kwaliteit ervan te waarborgen. Alleen dan kun je immers optimaal in contact blijven met je klanten en prospects. Ook hier kan NextBI je bij helpen. Zo kunnen we in het matchingsproces de matches in onze database ‘vlaggen’.  Wanneer er een mutatie plaatsvindt op een record met een vlag, kunnen we deze met je delen. Dat kan periodiek in batches maar ook via de NextBI API. Maak je gebruik van de API om je CRM-systeem up-to-date houden, dan is deze tevens inzetbaar om records op te zoeken in de NextBI referentiedatabase en ze vanuit daar toe te voegen aan je database. Deze nieuw toegevoegde gegevens lopen vervolgens automatisch mee in het onderhoud.